KFS 2026 — Krajowy Fundusz Szkoleniowy na szkolenia z AI

W 2026 r. w planie wydatkowania KFS jest 419 591 tys. zł (MRPiPS, plan wydatkowania KFS 2026). Pula rozchodzi się w naborach ogłaszanych przez powiatowe urzędy pracy — pojedynczy nabór trwa minimum 5 dni roboczych, ale rozporządzenie każe je powtarzać aż do wyczerpania środków (§ 3 rozporządzenia MRPiPS z 25 listopada 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1641). Nie ma więc jednej daty, po której KFS „przepada” — jest za to konkurencja o pulę, którą wygrywa dobrze uzasadniony wniosek złożony w terminie.

Ile realnie dostaniesz z KFS w 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. KFS działa na nowych zasadach — na podstawie ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620) oraz rozporządzenia MRPiPS z 25 listopada 2025 r. w sprawie KFS (Wytyczne KFS 2026 dla urzędów pracy, MRPiPS). Poprzednie 100% dla mikrofirm i 80% dla reszty już nie obowiązuje.

Uwaga na sposób liczenia — to nie są „głowy”, tylko etaty. Wytyczne mówią o „70% kosztów szkolenia przy zatrudnieniu powyżej 10 osób przy przeliczeniu na 1 pełny etat lub 90% przy zatrudnianiu poniżej 10 osób przy przeliczeniu na 1 pełny etat”. Firma, w której 14 osób pracuje na pół etatu, ma 7 etatów — i łapie się na 90%, mimo że zatrudnia 14 osób.

Jak policzyć etaty — reguła, której nie znajdziesz w rankingach

Ten rachunek rozstrzyga o 20 punktach procentowych dofinansowania, a większość poradników zbywa go jednym zdaniem. Wytyczne definiują to precyzyjnie: pełny etat to 40 godzin tygodniowo; sumujesz godziny pracy wszystkich pracowników i dzielisz przez nominalny czas pracy pełnego etatu w danym okresie (Wytyczne KFS 2026, MRPiPS).

Kto wchodzi do tego licznika, a kto nie:

Paradoks, który warto rozegrać świadomie: zleceniobiorca nie podnosi Ci liczby etatów (więc nie zepchnie firmy z 90% na 70%), a od 2026 r. może być uczestnikiem szkolenia finansowanego z KFS. Podmiot niezatrudniający nikogo liczy zatrudnienie tak samo jak pracodawca — i również dostaje 90%.

Do tego dochodzą dwa limity kwotowe, i to one najczęściej zaskakują wnioskodawców.

Limit na jednego uczestnika: maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia (art. 126 ust. 1 i 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, Dz.U. 2025 poz. 620). Uwaga na szczegół, który myli nawet firmy szkoleniowe: „przeciętne wynagrodzenie” ustawa definiuje jako wynagrodzenie z poprzedniego kwartału, ogłaszane przez Prezesa GUS (art. 2 pkt 34), a wzór umowy KFS każe stosować kwotę obowiązującą w dniu zawarcia umowy z urzędem. To wartość kwartalna, nie roczna. Dla komunikatu za I kwartał 2026 r. (9 562,88 zł — GUS, komunikat z 11 maja 2026 r.) limit na osobę wynosi 19 125,76 zł.

⚠️ Nie przepisuj kwoty z cudzego poradnika. Po polskich blogach o KFS krąży „limit 17 807,12 zł” — to 200% przeciętnego wynagrodzenia z wcześniejszego kwartału, przepisane raz i powielane od miesięcy. Limit nie jest sztywną kwotą: przelicza się go od komunikatu GUS obowiązującego w dniu zawarcia Twojej umowy z PUP. Podpiszesz umowę w innym kwartale — dostaniesz inną kwotę. Do wniosku licz od aktualnego komunikatu, nie od liczby znalezionej w Google.

Limit roczny na całego pracodawcę — to nowość 2026 r. i najbardziej dotkliwe ograniczenie. Zależy od wielkości zatrudnienia, liczonej w przeliczeniu na pełne etaty na dzień złożenia wniosku (art. 126 ust. 3 ustawy; Urząd Pracy m.st. Warszawy, KFS 2026):

Kwoty w prawej kolumnie są orientacyjne — realny limit urząd wylicza od wynagrodzenia obowiązującego w dniu podpisania umowy. Praktyczny wniosek: duża firma nie przeszkoli z KFS całego działu. 14-krotność przy 300 pracownikach to budżet na kilkanaście osób. KFS to narzędzie do przeszkolenia kluczowej grupy, nie całej organizacji.

Środki KFS przekazane podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą są pomocą de minimis, której łączna wartość dla jednego beneficjenta nie może przekroczyć 300 tys. EUR brutto w okresie 3 lat podatkowych (Wytyczne KFS 2026, MRPiPS). Jeśli firma wyczerpała ten limit, wniosek nie przejdzie.

Kto może dostać KFS, a kto nie

O KFS wnioskuje pracodawca, nigdy sam pracownik. Warunek bazowy: opłacanie składek na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających złożenie wniosku (Zielona Linia, KFS w 2026 roku).

Nowość 2026: krąg beneficjentów końcowych się poszerzył. Ze szkolenia finansowanego z KFS mogą teraz skorzystać nie tylko pracodawcy i pracownicy na etacie, ale też osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz osoby świadczące pracę na umowach cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło). Nie ma znaczenia wymiar etatu — pół etatu kwalifikuje się tak samo jak pełny.

Wniosek zostanie odrzucony, jeśli firma:

• ma zaległości w ZUS lub US (wymagania co do „świeżości” zaświadczeń ustala urząd — np. GUP Kraków wymaga dokumentów wystawionych nie wcześniej niż 7 dni przed złożeniem wniosku, GUP Kraków),
• jest w likwidacji lub upadłości,
• naruszyła warunki wcześniejszej umowy KFS w ostatnich latach,
• wyczerpała limit pomocy de minimis.

Osobna, mało znana bariera: KFS nie obejmuje funkcjonariuszy służb mundurowych. Wytyczne stwierdzają wprost, że funkcjonariusze — np. Policji, Wojska czy Państwowej Straży Pożarnej — nie mogą korzystać ze środków KFS, bo warunkiem skorzystania jest posiadanie statusu pracodawcy albo pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy (odpowiednio art. 3 i art. 2), a stosunek służbowy nim nie jest (Wytyczne KFS 2026, MRPiPS). Cywilni pracownicy tych jednostek — owszem.

Kiedy naprawdę trzeba zwrócić pieniądze

„Zwolnisz pracownika — oddajesz dotację” to uproszczenie, które krąży po sieci. Ustawa wylicza trzy przypadki obowiązku zwrotu — i tylko trzy (art. 131 ust. 2 ustawy, Dz.U. 2025 poz. 620):

1. Osoba, której kształcenie sfinansowano, bez uzasadnionej przyczyny nie podjęła lub nie ukończyła kształcenia, nie przystąpiła do potwierdzenia nabytej wiedzy (egzaminu) albo nie przystąpiła do wymaganych badań lekarskich i psychologicznych.
2. Środki KFS zostały wydatkowane niezgodnie z umową.
3. Nie dotrzymano zobowiązań z art. 127 ust. 1 — przede wszystkim warunku dalszego zatrudnienia uczestnika przez co najmniej 3 miesiące od dnia ukończenia kształcenia.

Dwa doprecyzowania, których nie znajdziesz w poradnikach. Po pierwsze, ustawa sama wylicza wyjątki od warunku dalszego zatrudnienia (art. 127 ust. 1 pkt 1): nie łamie go sytuacja, w której to pracownik rozwiązuje umowę, w której umowa zostaje rozwiązana w trybie art. 52 albo 53 Kodeksu pracy, ani w której stosunek pracy wygasa. Po drugie, zwrot nie jest jedyną sankcją: kto nie dotrzyma tych zobowiązań, nie otrzyma finansowania z KFS przez rok od dnia ukończenia kształcenia (art. 127 ust. 2).

Jeśli zwrot się należy, urząd wzywa do zapłaty, a podmiot ma 30 dni od doręczenia wezwania — wraz z odsetkami ustawowymi liczonymi od dnia wypłaty środków (art. 131 ust. 3).

Jest jeszcze sytuacja, której ustawa nie rozstrzyga, a która potrafi zaboleć: pracownik ukończył szkolenie, ale nie zdał egzaminu. Ministerstwo zaleca urzędom, by uregulowały ten przypadek wprost w umowie i doprecyzowały, jakie dokumenty wystarczą do rozliczenia. Zanim podpiszesz umowę z PUP, przeczytaj ten punkt — od jego brzmienia zależy, czy niezdany egzamin kosztuje Cię zwrot całej kwoty.

Priorytety 2026 — czy szkolenie z AI się łapie?

Tak. I to jest najważniejsza informacja w całym tym tekście.

KFS nie finansuje „dowolnych” szkoleń. Wniosek musi trafić w priorytet wydatkowania, ustalany co roku. W 2026 r. minister właściwy do spraw pracy określił cztery priorytety ogólnopolskie (MRPiPS, priorytety KFS 2026):

Priorytet 3 wymienia sztuczną inteligencję z nazwy. To pierwsza edycja KFS, w której AI stoi w tekście priorytetu obok umiejętności cyfrowych i zielonych. Szkolenie zespołu z generatywnej AI, promptowania, automatyzacji procesów czy wdrożenia asystenta AI wpisuje się w priorytet 3 wprost — pod jednym warunkiem, o którym niżej.

Do tego dochodzą priorytety regionalne (do 3, ustala wojewódzki urząd pracy) oraz priorytet powiatowy (1, ustala PUP). W jednym powiecie może więc obowiązywać maksymalnie 8 priorytetów naraz: 4 ogólnopolskie, 3 wojewódzkie i 1 powiatowy (Wytyczne KFS 2026, MRPiPS). Priorytety lokalne bywają bardzo konkretne — np. w Krakowie priorytet powiatowy w 2026 r. dotyczy adaptacji kompetencji pracowników zagrożonych zwolnieniem do objęcia innego stanowiska, a priorytety małopolskie premiują m.in. osoby po 45. roku życia oraz osoby z orzeczonym stopniem niepełnosprawności (WUP w Krakowie, KFS 2026). W Twoim województwie będą inne — sprawdź je u siebie.

Jak to wykorzystać: jeśli szkolisz z AI 50-latka, który obsługuje proces zagrożony automatyzacją, Twój wniosek może trafić jednocześnie w priorytet 3 i w priorytet regionalny. Trafienie w dwa priorytety to najmocniejszy wniosek, jaki możesz złożyć.

Uwaga na warunek z priorytetu 3: przepis mówi o kształceniu „w związku z zastosowaniem w firmie nowych procesów, technologii i narzędzi pracy”. Urząd będzie chciał zobaczyć, że AI faktycznie wchodzi do Twojej firmy — że wdrażacie narzędzie, zmieniacie proces, macie plan. Wniosek „chcemy się dokształcić z ChatGPT” jest słabszy niż „wdrażamy asystenta AI w obsłudze klienta i musimy przeszkolić 6 osób z zespołu”. Opisz wdrożenie, nie ciekawość.

Dodatkowy argument, który warto wpisać do uzasadnienia: art. 4 AI Act nakłada od 2 lutego 2025 r. na dostawców i na podmioty stosujące systemy AI obowiązek zapewnienia personelowi odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI. To nie jest „miły do zdobycia” certyfikat, tylko obowiązek regulacyjny — i mocna przesłanka w uzasadnieniu wniosku.

Co można sfinansować z KFS

Katalog wydatków jest szerszy, niż większość firm zakłada (Zielona Linia, KFS w 2026 roku):

• kursy i szkolenia (w tym z AI, umiejętności cyfrowych, automatyzacji),
• studia podyplomowe,
• egzaminy potwierdzające nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,
• badania lekarskie i psychologiczne, jeśli są wymagane do podjęcia kształcenia,
• ubezpieczenie NNW w związku z udziałem w kształceniu.

Czego KFS nie sfinansuje: kosztów dojazdu i noclegu (chyba że są wliczone w cenę usługi), sprzętu, licencji na oprogramowanie ani wynagrodzenia pracownika za czas szkolenia. Jeśli szukasz ścieżek pokrywających także inne koszty rozwoju, porównanie wszystkich mechanizmów znajdziesz w przewodniku o dofinansowaniu szkoleń dla firm.

KFS a BUR — nie myl tych dwóch ścieżek

To najczęstsze nieporozumienie, a od 2026 r. jest jeszcze bardziej mylące, bo obie ścieżki się zazębiły.

A teraz kluczowa zmiana: od 2026 r. szkolenie finansowane z KFS może zrealizować wyłącznie instytucja wpisana do Bazy Usług Rozwojowych. Wytyczne ministerstwa mówią o „wprowadzonym nową ustawą wymogu posiadania przez realizatora szkolenia wpisu do Bazy Usług Rozwojowych prowadzonej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości” i zastrzegają, że dotyczy to tylko realizatorów szkoleń (Wytyczne KFS 2026, MRPiPS) — a więc nie np. uczelni prowadzącej studia podyplomowe. Dotychczasowy Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) przestał w tej roli wystarczać (PUP Sępólno Krajeńskie).

Konsekwencja jest brutalnie prosta: jeśli wybrana firma szkoleniowa nie ma karty w BUR, Twój wniosek KFS odpadnie na etapie formalnym — niezależnie od tego, jak dobrze napisałeś uzasadnienie. Sprawdź to zanim wpiszesz dostawcę do wniosku. Jak działa sam rejestr i jak weryfikować w nim usługi, opisujemy w tekście o Bazie Usług Rozwojowych.

BUR nie jest więc konkurencją dla KFS — jest teraz jego filtrem jakościowym. Ale jako źródło pieniędzy pozostaje osobną ścieżką: z BUR możesz sfinansować szkolenie nawet wtedy, gdy nabór KFS w Twoim powiecie już się zamknął.

Procedura KFS krok po kroku

Od 2026 r. wniosek składa się wyłącznie elektronicznie — ustawa wprost wymaga formy elektronicznej, za pośrednictwem indywidualnego konta na praca.gov.pl, w PUP właściwym ze względu na siedzibę albo adres prowadzenia działalności (art. 126 ust. 4 ustawy). Ścieżka papierowa odpadła.

1. Sprawdź nabór w swoim PUP. Właściwy jest urząd ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsce prowadzenia działalności. Terminy naborów każdy PUP ogłasza sam, na własnej stronie.
2. Zdiagnozuj potrzeby szkoleniowe i przypisz je do priorytetu. Wybierz konkretny priorytet (dla szkoleń z AI: priorytet 3) i sprawdź priorytety wojewódzkie oraz powiatowy.
3. Wybierz dostawcę szkolenia — z kartą w BUR. Zbierz od niego program kształcenia, wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie i wycenę.
4. Skompletuj załączniki: dokument potwierdzający formę prawną, program kształcenia, wzór certyfikatu, oświadczenie/zaświadczenia o pomocy de minimis, zaświadczenia z ZUS i US o braku zaległości (dopuszczalny „wiek” zaświadczeń określa regulamin naboru — w części urzędów to 7 dni).
5. Złóż wniosek przez praca.gov.pl — z konta reprezentanta organizacji, podpisany podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym albo podpisem osobistym.
6. Poczekaj na rozpatrzenie. Termin ustala urząd i podaje go w regulaminie naboru — np. Grodzki Urząd Pracy w Krakowie zapowiada rozpatrzenie wniosków do 90 dni od dnia złożenia (GUP Kraków). W innych powiatach bywa krócej — sprawdź regulamin swojego PUP.
7. Podpisz umowę z PUP — dopiero po tym możesz rozpocząć szkolenie. Szkolenie rozpoczęte przed podpisaniem umowy nie zostanie sfinansowane. To jeden z najkosztowniejszych błędów.
8. Odbierz środki. Wzór umowy przewiduje przekazanie dofinansowania na rachunek pracodawcy w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy — pod warunkiem, że PUP otrzymał środki z ministerstwa (Wytyczne KFS 2026, MRPiPS). To ważne dla płynności: KFS działa w modelu finansowania z góry, nie refundacji po fakcie.
9. Zrealizuj szkolenie i rozlicz je — faktury, dowody zapłaty, dokumenty potwierdzające ukończenie. Utrzymaj zatrudnienie uczestników przez 3 miesiące po zakończeniu.

Terminy naborów — kiedy naprawdę składać wniosek

Nie ma jednego ogólnopolskiego terminu — każdy PUP ogłasza własne nabory. Ale wbrew temu, co sugeruje większość poradników, KFS nie jest loterią z jedną datą w roku. Rozporządzenie (Dz.U. 2025 poz. 1641, § 3) ustala trzy twarde reguły:

• informacja o naborze jest ogłaszana co najmniej 10 dni roboczych przed jego rozpoczęciem (§ 3 ust. 3) — masz więc czas na przygotowanie dokumentów,
• czas trwania naboru nie może być krótszy niż 5 dni roboczych (§ 3 ust. 4),
• nabór jest powtarzany aż do wyczerpania puli przyznanej urzędowi, a o liczbie naborów decyduje sam PUP (§ 3 ust. 2).

To trzecia reguła jest najważniejsza i najrzadziej opisywana: przegapiony nabór nie zamyka roku. Dopóki powiat ma środki, urząd musi ogłaszać kolejne. Co więcej, jeśli po naborze zostaną pieniądze, na które nie było chętnych spełniających priorytety, starosta może ogłosić nabór także dla wniosków niespełniających priorytetów (§ 3 ust. 5 rozporządzenia i art. 125 ust. 5 ustawy).

Przykłady z 2026 r.: Grodzki Urząd Pracy w Krakowie prowadził nabór 13–17 kwietnia 2026 (GUP Kraków), a Urząd Pracy m.st. Warszawy — od 26 marca do 1 kwietnia 2026 (UP m.st. Warszawy). Oba mieściły się w ustawowym minimum 5 dni roboczych. Oba są już zamknięte — kolejne terminy sprawdzisz wyłącznie na stronie swojego PUP.

Praktycznie oznacza to trzy rzeczy:

• Ustaw powiadomienie na stronie swojego PUP. Ogłoszenie pojawia się min. 10 dni roboczych przed startem — to Twoje okno na dokumenty.
• Miej gotowy komplet dokumentów przed ogłoszeniem. Zaświadczenia z ZUS i US zwykle muszą być świeże (w wielu urzędach — nie starsze niż 7 dni), więc to jedyna rzecz, którą zbierasz na końcu.
• Nie licz na rezerwę jako plan B. Rezerwa KFS nie jest z góry zaplanowaną kwotą — tworzą ją dopiero środki niepodzielone przez marszałków województw (po 30 czerwca 2026 r.) oraz środki niewykorzystane przez PUP, zgłaszane przez WUP do 31 sierpnia oraz od 1 września do 31 października 2026 r. Dopiero gdy minister poinformuje o takiej możliwości, PUP mogą o nie wnioskować (Wytyczne KFS 2026, MRPiPS). Kolejne nabory z własnej puli powiatu są obowiązkiem urzędu; nabory z rezerwy — nie.

Siedem błędów, które wywalają wniosek KFS

1. Dostawca szkolenia bez wpisu do BUR. Od 2026 r. dyskwalifikacja formalna. Sprawdzasz to jako pierwsze, nie jako ostatnie.
2. Rozpoczęcie szkolenia przed podpisaniem umowy z PUP. Koszt poniesiony wcześniej nie podlega refundacji. Nigdy.
3. Uzasadnienie oderwane od priorytetu. Wniosek musi pokazać, że szkolenie z AI wiąże się z realnym wdrożeniem nowej technologii w firmie — z konkretnym procesem, narzędziem, zmianą stanowiska. Ogólniki o „podnoszeniu kompetencji” punktowane są nisko.
4. Nieaktualne zaświadczenia z ZUS/US. Termin ważności podany w regulaminie naboru traktuj dosłownie — spóźniony o dzień dokument wywala wniosek na etapie formalnym.
5. Przekroczenie limitu na uczestnika lub na pracodawcę. Policz kwoty przed złożeniem, od aktualnego przeciętnego wynagrodzenia — nie od zeszłorocznego.
6. Zignorowanie limitu de minimis. Firma, która korzystała z innych ulg publicznych, może mieć pulę wyczerpaną.
7. Brak planu utrzymania zatrudnienia. Szkolisz osobę, z którą i tak się rozstajesz za miesiąc — zwrócisz dofinansowanie.

Ile realnie zapłacisz za szkolenie AI z KFS

Przykładowe wyliczenie dla szkolenia z generatywnej AI dla zespołu, przy cenie usługi 3 000 zł netto za uczestnika (wartość przyjęta jako przykład — realne ceny sprawdzisz w BUR, tam każda usługa ma cenę wprost):

W każdym wariancie mieścimy się w limicie rocznym pracodawcy (odpowiednio 4-, 8- i 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia, czyli ok. 38 250 zł, 76 500 zł i 114 750 zł) i daleko poniżej limitu 200% na uczestnika. Dla mikrofirmy przeszkolenie całego zespołu z AI kosztuje realnie tyle, co jeden dzień pracy handlowca.

KFS 2026 — najczęstsze pytania

Co zrobić w tym tygodniu

KFS nie jest trudny — jest wąski w czasie. Kolejność działań, jeśli chcesz przeszkolić zespół z AI jeszcze w tym roku:

1. Wejdź na stronę swojego PUP i sprawdź, czy nabór już był, czy dopiero będzie (i czy urząd zapowiada nabór dodatkowy).
2. Sprawdź, czy Twój kandydat na dostawcę ma kartę w BUR — bez tego nie ma o czym rozmawiać.
3. Napisz uzasadnienie wokół wdrożenia, nie wokół „chęci nauki”. Priorytet 3 nagradza firmy, które faktycznie wprowadzają nową technologię.
4. Zderz KFS z pozostałymi ścieżkami — czasem szybciej i prościej sięgnąć po inne formy dofinansowania kursów albo po środki regionalne z BUR.
5. Zaplanuj, czego konkretnie ma dotyczyć szkolenie. Zakres i formaty opisujemy w przewodniku o szkoleniach z AI dla firm.

Jedna rzecz się nie zmienia: KFS finansuje kompetencje, a nie dobre chęci. Wniosek, który pokazuje konkretne wdrożenie AI, konkretne stanowiska i konkretny efekt, wygrywa z wnioskiem, który mówi „chcemy być nowocześni”.